Wednesday, 22 May 2013

SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA


SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA

       I.            KONSEP DASAR
Pengertian Sistem
a.       Menurut Raymond McLeod
Sistem adalah himpunan dari unsur-unsur yang saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesatuan yang utuh dan terpadu.
b.      Menurut Bertalanffy
Sistem adalah sekumpulan komponen yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan yang sama.
c.       Menurut W. Gerald Cole
Sistem adalah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan.
            Kesimpulan:
Sistem adalah seperangkat elemen yang digabungkan satu dengan lainnya untuk suatu tujuan bersama.
Pengertian Informasi
a.       Menurut Raymond Mc.leod  
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat  ini atau mendatang .
b.      Menurut George H. Bodnar
Informasi adalah data yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat.
c.       Menurut Gordon B. Davis
Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.
Kesimpulan:
Informasi dapat didefinisikan  sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan.
Pengertian Sistem Informasi
a.       Menurut Gordon B. Davis
Sistem informasi adalah suatu sistem yang menerima masukan data dan instruksi, mengolah data tersebut sesuai dengan instruksi dan mengeluarkan hasilnya.
b.      Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis
Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
c.       Erwan Arbie
Sistem informasi adalah sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, membantu dan mendukung kegiatan operasi, bersifat manajerial dari suatu organisasi dan membantu mempermudah penyediaan laporan yang diperlukan.
Kesimpulan:
Sistem informasi dapat diartikan sebagai sebuah sistem yang terintegrasi secara optimal dan berbasis komputer yang dapat menghimpun dan menyajikan berbagai jenis data yang akurat untuk berbagai macam kebutuhan.
Pengertian Sumber Daya Manusia
a.       Menurut Gomes
Sumber daya manusia adalah salah satu sumber daya yang ada dalam organisasi, meliputi semua orang yang melakukan aktivitas.
b.      Menurut Hasibuan
Sumber daya manusia adalah kemampuan terpadu dari daya pikir dan daya fisik yang dimiliki individu. Perilaku dan sifatnya ditentukan oleh keturunan dan lingkungannya, sedangkan prestasi kerjanya dimotivasi oleh keinginan untuk memenuhi kepuasannya
c.       Menurut Nawawi manusia
Sumber daya manusia memiliki pengertian, yaitu :
1.      Sumber daya manusia adalah manusia yang bekerja di lingkungan suatu organisasi (disebut juga personil, tenaga kerja, pekerja atau karyawan).
2.      Sumber daya manusia adalah potensi manusiawi sebagai penggerak organisasi dalam mewujudkan eksistensinya.
3.      Sumber daya manusia adalah potensi yang merupakan asset dan berfungsi sebagai modal (non-material/non-finansial) di dalam organisasi bisnis, yang dapat mewujudkan menjadi potensi nyata (real) secara fisik dan non-fisik dalam mewujudkan eksistensi organisasi.
Kesimpulan:
Sumber daya manusia adalah adalah suatu proses mendayagunakan manusia sebagai tenaga kerja secara manusiawi, agar potensi fisik dan psikis yang dimilikinya berfungsi maksimal bagipencapaian tujuan organisasi (lembaga).
            Pengertian Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
a.       Menurut McLeod
Sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menyediakan informasi mengenai SDM perusahaan atau sering disebut HRIS (Human Resource Information System). Selanjutnya dapat dijelaskan bahwa sistem informasi sumber daya manusia adalah sistem yang menunjang manajemen untuk mempermudah dalam proses pengambilan keputusan yang meliputi aktivitas merencanakan, menerima, menempatkan, melatih dan mengembangkan serta memelihara atau merawat sumber daya manusia atau anggota perusahaan.
b.      Menurut Jogiyanto HM
Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia.
c.       Menurut Henry Simora
Sistem informasi sumber daya manusia (SISDM) adalah prosedur sistematik untuk mengumpulkan, menyimpan, mempertahankan, menarik, dan memvalidasi datayang dibutuhkan oleh sebuah organisasi tentang sumber daya manusia, aktivitas-aktivitas personalia, dan karakteristik- karakteristik unit organisasinya.
d.      Menurut Darmansyah
Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) adalah sebuah sistem berbasis komputer yang berfungsi mengatur, menganalisa dan mengelola sumber daya manusia sehingga diperoleh informasi yang tepat guna pengambilan keputusan.
            Kesimpulan :
Sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) adalahsebuah sistem berbasis komputer yang berfungsimendukung kegiatan-kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia dan memberikan informasi mengenai sumber daya manusia dalam rangka pegambilan keputusan.

    II.            FUNGSI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Fungsi HRIS memiliki empat kegiatan utama yaitu:
1.      Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring). SDM membantu menerima pegawai baru ke dalam perusahaan. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.
2.      Pendidikan dan Pelatihan. Selama periode kepegawaian seseorang, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.
3.      Manajemen Data. SDM menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.
4.      Penghentian dan Admistrasi Tunjangan. Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan. Setelah penghentian, SDM mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

 III.            TUJUAN SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia mempunyai dua tujuan utama dalam organisasi, yaitu :
a.       Meningkatkan efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya informasi yang lebih baik.
b.      Menghasilkan keputusan strategis yang lebih akurat berhubungan dengan perencanaan sumber daya manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan institusi manajerial

 IV.            SEJARAH EVOLUSI SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem personalia awal menempatakan data pegawai dalam map yang ditampatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik. Beberapa pengaruh yang menyebabkan evolusi dalam sistem informasi sumber daya manusia antara lain :
1.      Pengaruh Peraturan Pemerintah
Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an.perusahaan diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.
Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.
2.      Pengaruh dari Komputer Mikro
Saat komputer mikro muncul, SDM mulai memasangnya dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

    V.            KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Menurut Henry Simamora (1997 : 90-91) dalam bukunya Manajemen SumberDaya Manusia mengungkapkan bahwa sebuah sistem informasi sumber daya manusia haruslah dirancang untuk menyediakan informasi yang :
1.      Tepat Waktu. Informasi yang disajikan kepada pemakai harus dilakukan dengan baik atau benar dan harus up to date, serta diterapkan pada waktuyang layak dan tepat waktu.
2.      Akurat. Informasi yang dibutuhkan oleh pemakai harus memenuhi tingkat akurasi atau ketepatan yang tinggi, bebas dari pengertian yang menyesatkan, kesalahan material dan dapat diandalkan oleh pemakainya.
3.      Ringkas. Manajer dapat menyerap banyak informasi yang dibutuhkan dalam situasi tertentu.
4.      Relevan. Manajer haruslah mendapatkan hanya informasi yang dibutuhkan dalam situasi  tertentu.
5.      Lengkap. Manajer harus mendapatkan informasi yang lengkap dan tidak terpotong-potong.

 VI.            MODEL SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.
http://3.bp.blogspot.com/-_6hFEeO6TiE/Tgu8ZeM70KI/AAAAAAAAABM/n-zM9tG8ylo/s1600/6.JPG
















Keterangan :
1.      Subsistem Input (yang mengumpulkan data dan informasi dari dalam perusahaan dan lingkungannya).
a.       Sub Sistem SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansibagi HRIS sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber dayapersonil baik keuangan maupun non keuangan.
b.      Sub Sistem Penelitian Sumber Daya Manusia. Bergungsi untuk mengumpulkandata melalui proyek penelitian khusus. Contohnya :
·         Penelitian Suksesi.Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil mencapai kesuksesan dalam bidangnya.
·         Analisis dan Evaluasi Jabatan.Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan masing-masing.
·         Penelitian Keluhan.Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih maksimal dan tidak mengalami kebosanan.
c.       Sub Sistem Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data yangberhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan yangmeliputi:
·         Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan informasi yangmembantu perusahaan mengikuti berbagai peraturan ketenagakerjaan.
·         Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti perusahaanasuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan lembaga penempatanlulusan universitas serta agen tenaga kerja yang berfungsi sebagai sumberpegawai baru. Para pemasok ini menyediakan data dan informasi yangmemungkinkan perusahaan melaksanakan fungsi perekrutan danpeneriamaan.
·         Intelijen Pelanggan. Pelanggan memeberikan data dan informasi berupa kepuasan mereka akan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan. Apakah pegawai perusahaan memberikan pelayanan yang baik atau tidak.
·         Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan informasiyang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara serikat pekerja danperusahaan.
·         Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan informasiyang menjelaskan sumber daya lokal seperti perumahan, pendidikan, danrekreasi. Informasi ini digunakan untuk merekrut pegawai dalam skala lokal,nasional dan internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada kedalam komunitas lokalnya.
·         Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan pengetahuandan keahlian yang sangat khusus, seperti industri komputer, sering terjadiperpindahan pegawai dari satu perusahaan ke perusahaan lain. Beberapaperusahaan memandang pesaing mereka sebagai sumber pegawai baru yangbaik, dan mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing, danmungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

2.      Database (tempat penyimpanan data)
Database adalah suatu kumpulan data komputer yang terintegrasi, diatur dan disimpan menurut cara tertentu sehingga mudah dalam hal pengambilan kembali. Beberapa data dalam database adalah unik bagi fungsi SDM, tetapi banyak yang berbagi dengan area fungsional lain.Database HRIS bukan hanya data mengenaipegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi dilingkungan perusahaanyang mempengaruhi arus personil.Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :
a.       Isi Database
Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.
Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.
b.      Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)
Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.
c.       Perangkat Lunak Manajemen Database
Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.
3.      Subsistem Output (yang mengubah data menjadi informasi)
Informasi yang dihasilkan dari hasil pengolahan data yang dapat dibagi menjadi 3 bagian yaitu perencanaan kerja, perekrutan, manajemen angkatan kerja, tunjangan, benefit, pelapor lingkungan.
a.       Subsistem Perencanaan Kerja.
Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan mengidentifikasi pengetahuan dan keahlian seorang pegawai yang dibutuhkan oleh perusahaan di masa yang akan datang sehingga kualitas perusahaan untuk selanjutnya dapat lebih ditingkatkan lagi.Manfaatnya untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka pendekdan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis perputarantenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan tenagakerja itu sendiri.
b.      Subsistem Perekrutan.
Subsistem ini bertugas melakukan kegiatan perekrutan atau seleksi terhadap calon pegawai yang nantinya akan menjadi pegawai di perusahaan tersebut. Kegiatan perekrutan dilakukan untuk mencari pegawai yang memiliki keahlian berdasarkan data-data yang telah ditetapkan oleh subsistem angkatan kerja sehingga pegawai yang diperoleh dapat memenuhi permintaan perusahaaan. Informasi yang yang dihasilkan dapat digunakan untukpengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasiini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawamcara,perekrutan dan analisis rekruitmen.
c.       Subsistem Manajemen Angkatan Kerja.
Subsistem ini bertugas mengatur dan mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi atau perusahaaan. Informasi yang dihasilkan dapat bermanfaat untuk mengelola sumber daya manusia di dalam organisasi.Informasi informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau evaluasi kerja,evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan kedisiplinan.
d.      Subsistem Tunjangan (Kompensasi)
Subsistem ini bertugas melakukan proses penggajian terhadap pegawai perusahaan dan kompensasinya. Informasi yang dihasilkan adalah penggajian dankompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji danbonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.
e.       Subsistem Benefit
Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit berbedadengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan dengankinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang diterimakaryawan sepeti dana pensiun.
f.       Subsistem Pelapor Lingkungan.
Subsistem ini bertugas mengumpulkan informasi yang berhubungandengankeluhan keluhan, kecelakaan selama kerja, kesehatan karyawan danlingkungan kerjanya.
VII.            MANFAAT SISTEM INFORMASI SUMBER DAYA MANUSIA
Sistem informasi sumber daya manusia memiliki 2 manfaat, yaitu manfaat umum dan manfaat khusus.
a.       Manfaat Umum
Memberikan sarana pengumpulan, peringkasan, dan penganalisisan data yang berhubungan dengan manajemen sumber daya manusia. Kebutuhan informasi yang berkaitan dengan fungsi sumber daya manusia sangatlah banyak. Penilaian suplai sumber daya manusia melibatkan penyimpanan catatan tentang karyawan di seluruh bagian organisasi. Aktivitas rekruitmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, manajemen karir, kompensasi, dan hubungan karyawan juga menuntut informasi yang tepat waktu dan akurat untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi sumber daya manusia dirancang untuk membantu para manajer dalam membuat keputusan yang lebih efektif.
b.      Manfaat Khusus
Sistem informasi sumber daya manusia memiliki manfaat khusus dalam menilai suplai sumber daya manusia adalah sebagai berikut :
·         Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi kekosongan yang diproyeksikan dalam organisasi.
·         Menyoroti posisi yang pemegang jabatannya diperkirakan akan dipromosikan, pensiun, atau diberhentikan.
·         Menggambarkan pekerjaan spesifik atau kelas pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan, ketidakhadiran, kinerja dan masalah berat lainnya yang melebihi kadar normal.
·         Mempelajari komposisi usia, suku, dan jenis kelamin dari berbagai pekerjaan dan kelas pekerjaan untuk memastikan apakah semua itu sesuai dengan peraturan yang berlaku.
·         Mengantisipasi berbagai kebutuhan rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan, dalam rangka memastikan penempatan yang tepat waktu bagi karyawan kompeten ke dalam lowongan pekerjaan.
·         Perencanaan sumber daya manusia, - untuk mengantisipasi penggantian dan promosi.
·         Laporan kompensasi - untuk memperoleh informasi seputar seberapa besar karyawan dibayar, biaya kompensasi keseluruhan, dan biaya keuangan dari setiap kenaikan gaji dan perubahan kompensasi lainnya.
·         Riset sumber daya manusia - untuk mengadakan penelitian dalam permasalahan seperti putaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan sumber yang paling produktif untuk mencari calon-calon baru.
·         Penilaian kebutuhan pelatihan - untuk menganalisis kinerja individu dan menentukan karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih lanjut.

No comments: